Você sabe a diferença entre despesas ordinárias e extraordinárias?

despesas ordinárias e extraordinárias
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A rotina administrativa de um condomínio envolve a gestão financeira de valores referentes às despesas ordinárias e extraordinárias. Inclusive, esse dever tem previsão no art. 1336, I do Código Civil e trata-se de quantias que são devidas pelos moradores como uma espécie de contraprestação pelos serviços oferecidos pelo condomínio, em si — segurança, lazer, limpeza, funcionários etc.

Portanto, tudo aquilo que seu condomínio oferece tem determinado custo, e eles são separados, pois um é feito para manter o funcionamento adequado da propriedade enquanto o outro não consta no orçamento inicial. Tais despesas estão na Lei do Inquilinato (Lei nº 8.245/1991) e fazem parte das obrigações dos condôminos.

Se você deseja se planejar financeiramente e não sofrer cobranças indevidas, este artigo foi feito para você. Vamos explicar o conceito e as principais diferenças existentes entre as despesas ordinárias e extraordinárias. Ficou interessado no assunto? Então, acompanhe a leitura!

O que são as despesas ordinárias?

As despesas consideradas ordinárias são aquelas voltadas para a manutenção e funcionamento adequado do condomínio. Elas são necessárias para que todo o prédio continue as suas atividades e serviços normalmente. Além disso, parte do valor pago pelos moradores também é destinada para fins de conservação das estruturas do imóvel como um todo.

A obrigação de efetuar o pagamento dos valores a título de despesas extraordinárias recai sobre o locatário ou inquilino do imóvel, conforme consta no art. 23, XII.

O artigo 23 da Lei do Inquilino dedica o parágrafo 1º, exclusivamente, para a enumeração das despesas ordinárias. Trata-se de requisitos essenciais para manter a administração do condomínio:

  • salários, encargos trabalhistas, contribuições previdenciárias (INSS e FGTS) e contribuições sociais (vale-transporte, uniformes, EPI) dos empregados que prestam serviços ao condomínio;
  • pagamento de contas de água, gás, luz, internet das áreas de uso comum pelos moradores;
  • limpeza e conservação das áreas em comum;
  • pintura e pequenas reformas das dependências de uso comum;
  • manutenção e conservação de elevadores, porteiro eletrônico, antenas coletivas, das instalações e equipamentos hidráulicos, elétricos, mecânicos, de segurança, e destinados à prática de esportes e lazer, de uso comum;
  • pequenos reparos nas dependências e instalações elétricas e hidráulicas de uso comum;
  • rateios de saldo devedor, salvo se referentes a período anterior ao início da locação;
  • reposição do fundo de reserva, total ou parcialmente, que foi utilizado no custeio ou complementação das despesas elencadas anteriormente.

Antes de tudo, cumpre mencionar que esse artigo traz um rol interpretativo, ou seja, não restritivo. Isso significa que os casos que foram mencionados acima não considerados exaustivos. Desse modo, é possível utilizar a nomenclatura definida no artigo para encaixar em alguma nova situação que venha a ocorrer ao longo das atividades de rotina e manutenção do condomínio — gastos com cópias, taxas bancárias devido à manutenção de conta-corrente, despesas com Correios, entre outros casos.

Ainda que seja impossível a discriminação exaustiva das despesas ordinárias, diante da complexidade das relações e ações da vida condominial, a Lei do Inquilinato (Lei nº 8.245/1991), mais precisamente em seu artigo 23, § 1º, apresenta uma série de despesas ordinárias, deixando claro quais custos o locatário é obrigado a pagar e que também são utilizadas como base para um condomínio, vejamos:

Tendo em vista as despesas acima citadas, consiste em obrigação do síndico elaborar o orçamento anual e liquidar os gastos para assegurar o funcionamento ordinário do condomínio, sob pena de sua responsabilização.

Por isso é muito interessante comparecer às reuniões de condomínio, pois são nelas em que o síndico, acompanhado de um responsável da administradora, detalhará o orçamento previsto anual e ainda detalhar a lista. Estando presente é possível dar seu voto e aceitar ou não com algum ponto explanado.

O que são as despesas extraordinárias?

As despesas extraordinárias são os valores que, em um primeiro momento, não constam previsão no orçamento condominial. Isso significa que elas não são permanentes e sim de ocorrência eventual, esporádica e até mesmo imprevista. Nesse sentido, esses gastos não são necessários para manter a administração do condomínio, em si. Contudo, eles são importantes para proteger a estrutura do edifício ou, para fins de aformoseamento e aumentar o seu valor.

Em regra, elas estão relacionadas com melhorias e inovações que são adicionados ao condomínio, despesas e custas judiciais, ou que visam à conservação da estrutura geral da edificação. Geralmente, as definições envolvendo a obrigação de seu pagamento são discutidas por meio de assembleia-geral extraordinária entre os moradores condôminos.

A obrigação de efetuar o pagamento dos valores a título de despesas extraordinárias recai sempre sobre o locador do imóvel, conforme estabelece o art. 22, X da Lei das Locações.

De todo modo, o inquilino é o responsável por pagar as despesas ordinárias do condomínio. Por sua vez, o locador tem o dever de arcar com as despesas extraordinárias. Mas, quais são os exemplos de despesas extraordinárias?

Bem, o parágrafo único do art. 22 da Lei do Inquilinato traz um rol exemplificativo que lista as situações que ensejam o dever de pagamento das despesas extraordinárias. Isso significa que é possível a ocorrência de outros casos que também se encaixem dessa forma em um condomínio.

Confira os principais exemplos de despesas extraordinárias que são pagas pelos condôminos:

  • obras de reformas ou acréscimos que interessem à estrutura integral do imóvel;
  • pintura das fachadas, empenas, poços de aeração e iluminação, bem como das esquadrias externas;
  • obras destinadas a repor as condições de habitabilidade do edifício;
  • indenizações trabalhistas e previdenciárias pela dispensa de empregados, ocorridas em data anterior ao início da locação;
  • instalação de equipamento de segurança e de incêndio, de telefonia, de intercomunicação, de esporte e de lazer;
  • despesas de decoração e paisagismo nas partes de uso comum;
  • constituição de fundo de reserva.

Desse modo, é muito relevante que você, inquilino, saiba exatamente o que está pagando a fim de evitar um pagamento a maior desnecessário. Veja, desse modo, como tais despesas são pagas, a seguir.

Como as despesas extraordinárias são pagas?

As despesas extraordinárias que são consideradas necessárias e urgentes são pagas com os recursos do fundo de reserva do condomínio — e requer a prestação de contas. Caso o morador efetue o reparo ou a obra com seu próprio dinheiro, ele será reembolsado.

Todos os condomínios devem conter um fundo de reserva a fim de arcar com essas despesas extraordinárias. Por exemplo, caso o elevador quebre o dinheiro usado para pagar o conserto será provido do fundo de reserva. Tal fundo é alimentado mensalmente por todos os moradores quando pagam a taxa do condomínio.

Além disso, nos casos de obras necessárias e voluptuárias, a forma de pagamento será definida mediante discussão e aprovação em assembleia. A maneira mais comum é a realização de um rateio e parcelamento dos valores que serão posteriormente adicionados na cota condominial dos moradores.

Como as despesas extraordinárias podem ser divididas?

As despesas extraordinárias são divididas em três categorias. Confira mais detalhes abaixo.

Necessárias

As despesas necessárias são realizadas a fim de manter o funcionamento do condomínio e boas condições de habitação. Confira alguns exemplos:

  • conserto de portão e janelas;
  • reformas para atender à legislação;
  • consertos de alguma estrutura que está deteriorada;
  • reparos elétricos e hidráulicos;
  • vazamentos entre apartamentos.

Geralmente, esse último ponto é bastante polêmico pela necessidade de entender se o custo será do morador ou do condomínio. Por isso, é muito importante que o condomínio tenha alguns profissionais de confiança para avaliar problemas e sugerir orçamentos a fim de que não superavaliem o reparo a ser feito além de poderem indicar quem é responsável pelo pagamento da obra.

Elas não dependem de prévia autorização dos moradores mediante a assembleia, ou seja, o síndico pode decidir pela sua realização se assim verificar a necessidade. No entanto, deverá comunicar o fato aos moradores quanto antes.

Por sua vez, a assembleia especial deverá ser convocada se a reforma tiver custo elevado e não for urgente e será aprovada mediante o voto da maioria dos moradores presentes. Se porventura, o condômino decidir fazer a reforma por conta própria de despesas extraordinárias necessárias, ele terá o direito de ser reembolsado. Contudo, a restituição não é prevista nos casos de despesas úteis e voluptuárias.

Úteis

As despesas úteis aumentam ou facilitam o uso dos serviços do condomínio, porém não apresentam o caráter de essencialidade, como:

  • cobertura das vagas da garagem;
  • construção de uma churrasqueira;
  • aumento e pintura do salão de festas;
  • medição de água individual;
  • instalação de sistemas de segurança.

É necessária a prévia convocação da Assembleia de condomínio, que deverá aprovar as despesas pela maioria de votos dos condôminos. Porém, se a obra se tratar de construção de novas unidades imobiliárias, a aprovação deve ser unânime. Se a obra tem o objetivo de aumentar as áreas comuns e facilitar o seu uso, a aprovação deve ser mediante dois terços dos moradores.

Por isso, ressaltamos novamente a importância de comparecer às assembleias condominiais. É nela onde é possível exercer o direito de aprovar ou não determinada obra.

Voluptuárias

As despesas voluptuárias são aquelas destinadas ao embelezamento e estética da estrutura do condomínio. Elas são efetuadas mediante a aprovação de dois terços de todos os moradores. Confira alguns exemplos:

  • inclusão de projetos paisagísticos;
  • decoração de ambientes comuns;
  • substituição de equipamentos por outros mais modernos.

No geral tais despesas são feitas para melhorar a beleza da propriedade e valorizá-la financeiramente, afinal, um ambiente bem cuidado faz toda a diferença.

Como regulamentar as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio?

A fim de manter tudo regulado é importante que haja a prestação de contas. Nas despesas ordinárias o síndico deve fazê-las com comprovantes de pagamento e outros documentos. Já nas extraordinárias é importante saber qual será sua classificação (necessária, útil ou voluptuária).

Quando elas são necessárias, a prestação de contas é feita igual às despesas ordinárias. Já as demais devem ser pagas de acordo com o que foi combinado na reunião condominial.

Desse modo, todas as despesas devem estar separadas, pois, dessa forma, ficará muito mais fácil e intuitivo de saber quais valores devem ser pagos pelo inquilino e quais devem ser arcadas pelo proprietário do imóvel.

Quais são os riscos de não separar os tipos de despesas?

O síndico é responsável por gerenciar as despesas de uma maneira geral. Essa gestão deve ser bem feita a fim de evitar conflitos com os moradores, atrasos no pagamento das contas e até mesmo a ocorrência de processos por improbidade administrativa. Portanto, o fluxo de caixa deve ser controlado com bastante atenção.

Por outro lado, o síndico e o condomínio podem acionar o morador inadimplente pela via judicial a fim de compeli-lo a pagar as dívidas existentes — tanto despesas extraordinárias quanto as ordinárias.

Uma forma de garantir com que a tarefa desempenhada pelo síndico seja feita de forma honesta e profissional é contratar alguém capacitado para fazê-lo. Um dos maiores benefícios de tal feito é garantir a transparência na prestação de contas e ações do condomínio mantendo todos os moradores cientes da saúde financeira da propriedade.

Inclusive, o síndico profissional poderá lidar melhor com a cobrança de moradores inadimplentes já que é experiente em gestão de conflitos, tendo muito mais habilidade para conseguir conversar e convencer tal pessoa a quitar sua dívida.

Quais são as responsabilidades dos moradores?

Os moradores têm o dever de efetuar o pagamento da taxa condominial em dia, sob o risco de incorrer em multa e juros. Caso fiquem inadimplentes, poderão ser cobrados judicialmente. Nos contratos de locação, por exemplo, a inadimplência dos valores referentes às cotas condominiais enseja o ajuizamento de ação de despejo pelo proprietário.

Além disso, a Lei do Inquilinato traz determinações mais específicas nesse sentido. O proprietário tem o dever de quitar as despesas extraordinárias. Por outro lado, o inquilino é obrigado a honrar com os custos ordinários. Há ainda o fundo de reserva que precisa ser devidamente pago pelo locatário ou pelo dono do imóvel.

As despesas ordinárias e extraordinárias fazem parte do planejamento financeiro de todo condomínio. Elas apresentam algumas diferenças, principalmente no que se refere à pessoa responsável pelo seu pagamento, o destino que será dado para o valor arrecadado etc. Portanto, é essencial separar os tipos de despesas para que o síndico, o gestor e o condômino não se confundam. Afinal, manter o orçamento do condomínio em dia é uma tarefa muito importante e que garante a manutenção das atividades e serviços. Por isso, esteja bastante atento à prestação de contas e compareça nas assembleias!

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